Směrnice pro psaní zpráv

Vyňato z pojednání R.F. Bakera: The Preparation od Reports: Scientific, Engineering, Administative, Busines; New York, Roland Press Company; 1938,  N.A.C.A. Technical Reports

Aby byl jednotně upraven způsob psaní zpráv, jsou zde uvedeny směrnice, které mají sloužit jako návod pro jejich přípravu. Směrnice jsou dostatečně obsáhlé, aby byly kostrou jakékoliv výzkumné, pokusné, teoretické, vývojové, diplomové, rešeršní nebo jiné zprávy. Není třeba, aby zprávy měly všechny uvedené prvky, je však záhodné, aby byl materiál předkládán v této formě. Rozsah a úplnost každé zprávy jsou stanoveny účelem, pro který je zamýšlena, a výsledky, jichž dosáhla.

Zpráva obsahuje tří základní části: souhrn, vlastní text a dodatek.

Titulní stránka podává přehled o látce a autorovi (nebo pramenu informace). Přečte si ji 98% těch, kteří vezmou zprávu do ruky.

Obsah podává přehled námětů a ukazuje podstatu hlavních oddílů.

Z celé zprávy je největší důraz kladen na souhrn, jejž si přečte 85% těch, kteří se na zprávu podívají. Po přečtení souhrnu čtenář zprávu buď odloží, zařadí ji a pohřbí ve své knihovně, nebo projeví tolik zájmu, že se dá do dalšího zkoumání, nebo přijme udané výsledky za platné a bude se jimi řídit v budoucích rozborech a rozhodnutích. Je třeba si uvědomit, že mnoho lidí je příliš zaujato jinou důležitou prací, než aby věnovalo čas studiu zprávy. Souhrn je určen hlavně pro tyto lidi a proto bude často celá zpráva posuzována jen podle něj. Proto je třeba, aby tento přehled ukázal, jak je důležitý a jaká péče mu byla věnována. Nejlepší přehled výsledků podá tabulka nebo graf, pečlivě vybraný – jeden obrázek či kresba má cenu tisíce slov.

Text podává úplné, relativně všeobecné vysvětlení pro pochopení metod, použitého materiálu a úspěchu, jejž bylo dosaženo. Z něho se vychází při hodnocení úplnosti a platnosti vykonané práce. V textu jsou obsaženy konečné výsledky, ale všechny podrobnosti, které představují většinu celého úsilí, jsou odděleny od všeobecného, ale úplného pojednání a obsaženy v dodatku. Tak není text zatížen menšími detaily.

Dodatek (appendix) je přídavkem k textu a odkrývá jádro celého problému. Jsou v něm obsaženy výpočty, hlavně jejich postup, a dále některé detaily důležité pro úplnost zprávy.

Doplněk (addendum) podává nové informace k předcházející již úplné zprávě. Má-li zpráva více částí nebo obsahuje-li různá, na sobě nezávislá měření atd., musí být doplňky 1, 2, 3 atd. rozděleny na pododdělení. Pojednává-li se od dalších zkušebních výsledcích, je lépe vystříhati se doplňků a vydati zvláštní pojednání s poukazem na dřívější zprávu. V novém pojednání je dobře se řídit týmiž směrnicemi, ale pokud se týče popisů, metod atd., může být poukázáno na dřívější zprávy. K tomu slouží seznam literatury.

Výsledky výzkumů, ať jakkoliv důležité a časové, jsou neužitečné, dokud výzkumník, který těchto výsledků dosáhl, je nevyjádří jasně i úplně nezasvěceným způsobem dokonalým formou i mluvnickou stránkou jazyka.

Tyto směrnice mají být vůdcem, nikoliv tyranem. Avšak všechna pojednání mají být pokud možno stejnorodá, aby nebylo třeba velkých příprav ke studiu ani k aplikacím. Podle těchto zpráv čtenáři nejlépe posoudí ráz práce.

Titulní stránka

  • Název, autor, pracoviště, vedoucí pracoviště, datum zhotovení

Souhrn

  • Ráz a výsledky řešení/výzkumu (tabelární výsledky, pokud jsou možné). Různá doporučení.

Obsah

  • Obsah věcný
  • Seznam vyobrazení a fotografií
  • Seznam tabulek, diagramů, nomogramů, fotografií apod.
  • Seznam příloh
  • Seznam použitých označení

Úvod

  • Důvod, původce nebo příčina zahájení prací
  • Předmět, účel, cíl
  • Důležitost, význam a užitečnost řešení
  • Rozsah a omezení práce
  • Definice: vysvětlení pojmů, seznam symbolů
  • Historie: přehled postupu se zmínkou o literatuře

Přístroje (zkušební zařízení)

  • Popis zkoumaného předmětu a údaje o něm (možno-li s fotografiemi)
  • Popis zvláštního zkušebního zařízení nebo přístrojů použitých při výzkumu (možno-li s fotografiemi)

Postup výzkumu 

  • Teorie: krátké vysvětlení příslušných principů nebo základních vět a přijatých  předpokladů
  • Způsob provádění zkoušek
  • Způsob redukce, korekcí a rozbor údajů
  • Výsledky: jejich podání a rozbor, výsledné křivky nebo tabelované výsledky

Závěr 

  • Krátké a všeobecné vyjmenování získaných údajů, platnost a zhodnocení výsledků (dosažený úspěch)
  • Návrh a doporučení, další postup
  • Seznam literatury

Dodatek

  • Odvození teorie, teoretické úvahy, formule
  • Tabulky výpočtů a údajů
  • Vyobrazení a diagramy, jichž bylo používáno v rozboru, nomogramy
  • Cejchovní křivky přístrojů, pomocné křivky
  • Záznamy o měření, provedené úpravy a změny, doba zkoušek atd.